Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych w KSeF

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest spółka pod firmą ZAMBROWSKIE CIEPŁOWNICTWO I WODOCIĄGI spółka z o.o. z/s w Zambrowie, NIP: 723-114-74-16. Kontakt z Administratorem: Papieża Jana Pawła II nr 15 18-300 Zambrów, e-mail: sekretariat@zciw.pl
  2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach związanych z ochroną danych można się skontaktować pisemnie na adres pocztowy Administratora lub drogą elektroniczną pod adresem e-mail: iod@mbm.bielsko.pl
  3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (dalej: RODO) – obowiązek administratora w związku z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze polegającego na wykonywaniu czynności w systemie informatycznym Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, tj.: Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF) polegającym na wystawianiu i odbieraniu faktur ustrukturyzowanych.
  4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

1) podmioty z którymi Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, które świadczą obsługę działalności administratora;

2) organy i inne podmioty, w tym podmioty publiczne, uprawnione do uzyskania Pani/Pana danych osobowych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a także Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej w związku z wystawianiem faktur w KSe-F.

  1. Dane osobowe będą przetwarzane w ramach czynności polegającej na wystawianiu i odbieraniu faktur, będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa, tj.: policja, sądy, prokuratura, komornicy sądowi (inne organy egzekucyjne).
  2. Administrator nie ma zamiaru przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, jak również nie będą wykorzystywane do celów innych niż te, dla których zostały pierwotnie zebrane.
  3. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, dane osobowe (zawarte w fakturach) będą ponadto przechowywane w KSeF przez okres 10 lat od momentu wystawienia.
  4. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo sprostowania, usunięcia w przepadkach przewidzianych przepisami prawa wniesienie roszczenia polegającego na żądaniu ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
  5. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj.: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z/s w Warszawie.
  6. Podanie przez Panią/Pana swoich danych jest ustawowym obowiązkiem. Brak podania danych skutkować będzie niemożnością wystawienia Fv, a tym samym zaprzestania współpracy.
  7. W stosunku do Pani/Pana nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym decyzje opierające się na profilowaniu.

Klauzula informacyjna RODO

Mając na względzie dbałość o właściwe dysponowania danymi osobowymi naszych klientów oraz mając na uwadze rozpoczęcie obowiązywania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) a w szczególności art. 14 RODO, uprzejmie informujemy co następuje.

I. Administrator danych osobowych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Pani/Pana danych jest Zambrowskie Ciepłownictwo i Wodociągi Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Papieża Jana Pawła II 5, 18-300 Zambrów. Z administratorem danych można się skontaktować poprzez stronę internetową www.zciw.com formularz kontaktowy pod adresem http://www.zciw.com/kontakt.php, telefonicznie pod numerem +48 86 271 31 92 lub pisemnie na adres: ul. Papieża Jana Pawła II 5, 18-300 Zambrów.

Z Inspektorem ochrony danych można kontaktować się pisząc na adres Administratora jak powyżej.

II. Cele i podstawy przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

  1. zawarcia i realizacji umowy (świadczenia usług, podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

  2. wystawienia dokumentu sprzedaży oraz w celach związanych z możliwością rozpatrzenia ewentualnych reklamacji z tytułu rękojmi, gwarancji

  3. dochodzenia roszczeń,

  4. archiwizacji,

  5. udzielania odpowiedzi na pisma i wnioski,

  6. prowadzenia działań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa,

  7. spełniania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych.

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych może być:

  1. art. 106b ust. 3 oraz art. 106e ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy Kodeksu Cywilnego,

  2. udzielona zgoda ,

  3. niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy,

  4. niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,

  5. niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora np. takich jak udzielania odpowiedzi na Państwa pisma i wnioski.

Przetwarzanie danych osobowych obejmuje następujące kategorie Pani / Pana danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres, telefon).

III. Prawo do sprzeciwu

W każdej chwili przysługuje Panu/i prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych opisanych powyżej. Przestaniemy przetwarzać Pana/i dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do Pana/i danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/i interesów, praw i wolności lub Pana/i dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

IV. Okres przechowywania danych

Okres przetwarzania Państwa danych osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres przez który Państwa dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:

  • przepisy prawa, które mogą obligować administratora do przetwarzania danych przez określony czas (np. ustawa o rachunkowości),

  • okres przez jaki są świadczone usługi, lub jaki wymaga realizacja umowy lub zamówienia,

  • okres, który jest niezbędny do obrony interesów administratora,

  • lub dłuższy, przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z realizacja umowy na podstawie której dokument sprzedaży został wystawiony lub jeśli udzielono dłuższej gwarancji/rękojmi na zakupiony towar,

  • okres na jaki została udzielona zgoda.

V. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane organom uprawnionym z mocy prawa oraz podmiotom udzielającym gwarancji w przypadku z korzystania z praw gwarancyjnych.

Do Pani/pana danych mogą też mieć dostęp nasi podwykonawcy (podmioty przetwarzające) t.j. firmy księgowe, prawnicze, informatyczne, likwidatorzy szkód, wykonawcy usług w ramach likwidacji szkód, firmy ubezpieczeniowe w celu likwidacji szkód.

VI. Prawa osób, których dane dotyczą:

Zgodnie z RODO, przysługuje Pani/Panu:

a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

c) prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;

d) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;

e) prawo do przenoszenia danych;

f) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VII. Podanie danych ma charakter dobrowolny, ale jest konieczne do zawarcia i realizacji umowy.

Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

Pragniemy zapewnić, iż Państwa dane są bezpieczne. Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewni środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawnymi. Jesteśmy otwarci na Państwa sugestie odnośnie poprawy bezpieczeństwa danych osobowych. Prosimy o kierowanie ich na dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych, które są podane powyżej.